1. Същност
• Стандартизиран писмен документ, който се употребява за административни цели;
• Заявлението трябва да улесни максимално бързото и адекватно възприемане на информацията в него и да провокира положителна резолюция.
Резолюция означава:
- Решение, взето по някакъв въпрос в резултат на разискване и обсъждане.
- Писмено решение на началник върху заявление или делово писмо.
2. Реквизити на заявлението
- Адресат (към кого е отправено заявлението);
- Наименование на документа;
- Адресант (кой е подателят на заявлението);
- Повод за написване;
- Обръщение;
- Основен текст;
- Място на подаване;
- Дата и подпис.
3. Структурно-композиционен модел на заявлението
А) АДРЕСАТ
Написват се титлата, името и фамилията на адресата; на нов ред – името и адресът на институцията.
Б) НАИМЕНОВАНИЕ НА ДОКУМЕНТА
Думата ЗАЯВЛЕНИЕ се центрира и се изписва с главни букви.
В) АДРЕСАНТ
Написва се името на адресанта, като се центрира, а под него се написват адресът, телефонът и електронната поща на адресанта.
Г) ПОВОД
След думата ОТНОСНО, написана с големи букви и отделена с двоеточие, се написва поводът за заявлението за по-бързото ориентиране какъв е предметът на заявлението, като изречението след двоеточието започва с главна буква и се подчертава.
Д) ОБРЪЩЕНИЕ
Обръщението (Госпожо.../Господин.../Уважаема госпожо.../Уважаеми господин...) започва с главна буква; остава се на самостоятелен ред; след него се оставя един празен ред.
Е) СЪЩИНСКА ЧАСТ
Състои се от два-три абзаца: в първия абзац се пише какво се заявява; във втория абзац се посочва онова, което би помогнало за постигането на заявеното искане; в третия абзац обикновено се вписват приложените документи, ако има такива, или заключителното изречение, например: Надявам се, че искането ми ще бъде удовлетворено.
Ж) КРАЙ
Оформя се няколко реда под основния текст, като вляво се посочват населеното място на подаването и датата, а вдясно се поставя подписът на адресанта:
(населено място)
(дата)
С уважение:
(подпис)
Запомнете!
Оформянето на административните документи, в частност и на заявлението, се характеризира със специфична употреба на определени шрифтове: блокшрифт, болд, курсив (Italic), както и с отбелязване на нови редове.
- Блокшрифт (само главни букви) се използва при писането на:
- Наименованието на документа
- Информацията за копие
- Формулата за повод
- Приложение/Приложения
- Болд – обикновено се болдира блокшрифтът. Болд се използва и в текста на документа, за да подчертае тези части, които са особено важни. Препинателният знак след болдиран текст е също болдиран.
- Курсив (Italic) – използва се както при някои реквизити, така и за отбелязване на особено важни части в текста на документа.